Visszaélés-bejelentési szabályzat

BAU-SYSTEME 92 Zrt.

1. Bevezetés

Az Országgyűlés Magyarország korrupció elleni fellépésével összhangban vállalt nemzetközi jogi és európai uniós jogi kötelezettségeire figyelemmel, biztosítva a bejelentők minél teljesebb védelme érdekében szükséges intézkedéseket, a bejelentések jelentőségét a magánszektorban is elismerve megalkotta a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvényt (a továbbiakban: Panasztörvény), ezzel a Bau-Systeme 92 Zrt. (a továbbiakban: Társaság) számára is kötelezővé téve belső visszaélés-bejelentési rendszer (továbbiakban: Visszaélés-bejelentési rendszer) létrehozását.

A Társaság számára eddig is kiemelkedő fontosságú volt az, hogy foglalkoztatóként kollégáitól és partnereitől első kézből értesüljön arról, hogy a Társaságnál milyen problémák, visszaélések, érdek- és jogsérelmek fordulnak elő. A panaszok és közérdekű bejelentések megfelelő indikátorai lehetnek a Társaságon belüli folyamatok tökéletesítésének, fejlesztésének, valamint a visszaéléseket lehetővé tevő helyzetek kiküszöbölésének, megelőzésének. Belső és külső munkatársaink a visszaélés- bejelentési rendszer létrehozásával és a bejelentővédelmi intézkedésekkel gyors és hatékony jogvédelmet kaphatnak, panaszaik megfelelően kivizsgálásra kerülhetnek, így azok hatékony kezelése hozzájárulhat a kiegyensúlyozott, partnerségre épülő családias munkahelyi kultúra megőrzésében.

2. Fogalommeghatározások

Panasz: A panasz olyan kérelem, amely egyéni jog- vagy érdeksérelem megszüntetésére irányul, és elintézése nem tartozik más – így különösen bírósági, közigazgatási – eljárás hatálya alá. A panasz javaslatot is tartalmazhat;
Közérdekű bejelentés: A közérdekű bejelentés olyan körülményre hívja fel a figyelmet, amelynek orvoslása vagy megszüntetése a közösség vagy az egész társadalom érdekét szolgálja. A közérdekű bejelentés javaslatot is tartalmazhat;
Bejelentés: Panaszt vagy Közérdekű bejelentés tartalmazó szóbeli vagy írásos közlés, amelyet bejelentő személy a Visszaélés-bejelentési rendszerben a címzetthez eljuttat;
Bejelentő: az a személy, aki Bejelentést a Visszaélés-bejelentési rendszerben megteszi;
Bejelentésben érintett személy: a Bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy;
Foglalkoztatásra irányuló jogviszony: minden olyan jogviszony, amelyben a foglalkoztatott a foglalkoztató részére és annak irányítása alatt ellenérték fejében tevékenységet végez vagy önmaga foglalkoztatását végzi.
Foglalkoztató: aki természetes személyt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztat.
Foglalkoztatott: az a természetes személy, aki a Foglalkoztató számára és annak irányítása alatt Foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében, ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi.

3. A Visszaélés-bejelentési rendszer

A Társaság által működtetett Visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni.

A belső visszaélés-bejelentő rendszert a Társaság saját maga, önállóan, külső közreműködő bevonása nélkül hozza létre és működteti. A Társaság a belső visszaélés-bejelentő rendszer működtetésére Szántói-Szabó Clarissa marketing asszisztens munkatársat jelöli ki. (továbbiakban: kijelölt személy) A kijelölt személyt e faladatkör ellátásában a munkáltató nem utasíthatja, és semmilyen módon nem befolyásolhatja.

A Társaság Visszaélés-bejelentési rendszerében Bejelentést tehet:

a) a Társaság által Foglalkoztatott;

b) az a Foglalkoztatott, akinek a Társaságnál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt;

c) a Társasággal foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött;

d) az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a Társasággal szerződéses kapcsolatban áll;

e) a Társaságban tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a Társaság ügyvezetéséhez tartozó személy;

f) a Társasággal szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy;

g) a Társaságnál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes;

h) a Társasággal az d), e) vagy g) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és

i) az a személy, akinek a d), e) vagy g) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a Társasággal megszűnt.

4. A Bejelentés módjai

A Bejelentést szóban vagy elektronikus úton, e-mail panasz@bau92.hu email cím útján írásban lehet megtenni. A szóbeli Bejelentést személyesen lehet megtenni a 1095 Budapest, Soroksári út 164. szám alatt keddenként 10-12 óráig, vagy indokolt esetben a kijelölt személlyel történő +3670332 60 60 telefonszámon előzetesen egyeztett időpontban.
Ha a Bejelentő személyesen teszi meg a Bejelentését, a szóbeli bejelentést a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerint megtett tájékoztatást (1. számú melléklet) követően
a) tartós és visszakereshető formában rögzíti, vagy
b) írásba foglalja és – annak ellenőrzésére, helyesbítésére, aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett – a bejelentő számára másodpéldányban átadja.
A szóbeli Bejelentés írásba foglalása során teljes és pontos jegyzőkönyvet kell készíteni (3. számú melléklet).
Szóbeli bejelentés esetén a Bejelentő figyelmét fel kell hívni a rosszhiszemű bejelentés következményeire, a Bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokra (2. számú melléklet) és arra, hogy a Bejelentő személyazonosságát – ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadja – a Bejelentés kivizsgálás valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik.
Írásbeli Bejelentés esetén az írásbeli Bejelentés kézhezvételétől számított 7 (hét) napon belül a Bejelentés megtételéről elektronikus visszaigazolást kell küldeni a Bejelentő számára e-mail útján. A visszaigazolás keretében a Bejelentő részére általános tájékoztatást kell nyújtani az eljárási és adatkezelési szabályokról. (1. számú és 2. számú melléklet)
A bejelentés során a következő adatok kérhetők a bejelentőtől és a bejelentésben érintett személytől:

a) neve,

b) lakcíme, székhelye, levelezési címe,

c) telefonszáma,

d) értesítés módja,

e) bejelentés leírása, oka,

f) a bejelentés alátámasztásához szükséges, a bejelentő birtokában lévő olyan dokumentumok másolata, amely a Társaságnál nem áll rendelkezésre,

g) meghatalmazott útján eljáró bejelentő esetében érvényes meghatalmazás és

h) a bejelentés kivizsgálásához, megválaszolásához szükséges egyéb adat.

5. A Bejelentés kivizsgálása

Az érkezett Bejelentésben foglaltakat a lehető legrövidebb időn belül, de legfeljebb a Bejelentés beérkezésétől számított 30 (harminc) napon belül kell kivizsgálni. Ezt a határidőt különösen indokolt esetben, a Bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet meghosszabbítani. A Bejelentőt ebben az esetben a kivizsgálás várható időpontjáról és a kivizsgálás meghosszabbításának okairól röviden e-mail útján tájékoztatni kell. A Bejelentés kivizsgálásának és a Bejelentő tájékoztatásának határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a 3 (három) hónapot.
A Bejelentés kivizsgálása során a vizsgáló kapcsolatot tart a Bejelentővel, ennek keretében a Bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel a Bejelentőt.
A Bejelentés kivizsgálása mellőzhető, ha

a) a Bejelentést azonosíthatatlan Bejelentő tette meg (azonosíthatatlan a Bejelentő, ha a Bejelentő személyére vonatkozóan – az erre vonatkozóan tett ésszerű erőfeszítések dacára – nem áll elegendő információ);

b) a Bejelentést nem a jelen Szabályzatban meghatározott, a Bejelentés megtételére jogosult személy tette meg;

c) a Bejelentés ugyanazon Bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve

d) a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a Bejelentésben érintett személy jogainak a Bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.

Ha a Bejelentés kivizsgálása jelen Szabályzat 5.3. pontja szerint mellőzhető, a vizsgálónak ezen tény megállapításáig el kell végeznie a Bejelentés fogadásával, rögzítésével, valamint a Bejelentéssel összefüggő tájékoztatások megadásával kapcsolatos feladatokat.
A Bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a Bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekmények vagy mulasztások, illetve egyéb visszaélések orvoslására.
Ha a Bejelentés tartalma alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedni kell a büntető feljelentés megtételéről.
A vizsgáló a Bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a Bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről a Bejelentőt írásban tájékoztatja. Az írásbeli tájékoztatás kizárólag akkor mellőzhető, ha a vizsgáló a Bejelentőt szóban tájékoztatta, aki a tájékoztatást – utólag is igazolható módon – kifejezetten tudomásul vette.
A vizsgáló világos és könnyen hozzáférhető információt nyújt a Visszaélés-bejelentési rendszer működésére, a Bejelentéssel kapcsolatos eljárásra, valamint a Visszaélés-bejelentési rendszerekre és eljárásokra vonatkozóan. (2. számú melléklet)

A bejelentéssel kapcsolatos adatkezelés szabályai

1.) A Visszaélés-bejelentési rendszer keretei között

a) a Bejelentőnek,

b) annak a személynek, akinek a magatartása vagy mulasztása a Bejelentésre okot adott, és

c) annak a személynek, aki a Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet, a Bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatai kizárólag a Bejelentés kivizsgálása és a Bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők.

2.) A Visszaélés-bejelentési rendszer keretei között kezelt adatok közül haladéktalanul törölni kell a 4.6. pont hatálya alá nem tartozó személyes adatokat.

3) A Bejelentő személyes adatai – a nyilvánvalóan rosszhiszemű, valótlan adatokat, információkat közlő Bejelentő adatainak kivételével – csak a Bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező állami szerv vagy hatóság részére adhatók át, ha ezen állami szerv vagy hatóság az adatok kezelésére törvény alapján jogosult, vagy az adatai továbbításához a Bejelentő hozzájárult. A Bejelentő személyes adatai kifejezett hozzájárulása nélkül nem hozhatók nyilvánosságra.

4) Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a Bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és

a) ezzel összefüggésben bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, a Bejelentő személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult állami szerv, hatóság vagy személy részére át kell adni,

b) megalapozottan valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult állami szerv, hatóság vagy személy kérelmére át kell adni.

5) Ha a Bejelentés természetes személyre vonatkozik, az e természetes személyt megillető, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerinti, a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a Bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára.

6) A Visszaélés-bejelentési rendszer keretei között kezelt adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására kizárólag a továbbítás címzettje által tett, a Bejelentésre vonatkozó, a Panasztörvényben foglalt szabályok betartására irányuló jogi kötelezettségvállalás esetén és a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások figyelembevételével kerülhet sor.

7) A személyazonosságát felfedő Bejelentő, a Bejelentésben érintett személy, illetőleg az a személy, aki a Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet, személyes adatait az erre jogosultakon kívül más nem ismerheti meg. A Bejelentést kivizsgáló személyek a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a Bejelentés tartalmára és a Bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat – a Bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl – a Társaság más szervezeti egységével vagy munkatársával a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg.

A visszaélés- bejelentési rendszerben iratnak minősül minden, a bejelentéssel kapcsolatos írott, nyomdai úton előállított, vagy elektronikus eszközön tárolt dokumentum, a vizsgálattal kapcsolatos feljegyzések, jegyzőkönyvek, felvételek, valamint az intézkedés is.

A visszaélés-bejelentési rendszerben önálló, a Társaság iratkezelésétől elkülönült iratkezelést kell megvalósítani. Az iratok iktatását, másolását, őrzését kizárólag a kijelölt személy/vizsgáló/bizottság végezheti, e tevékenységében más nem helyettesítheti.

Az iratokat bejelentésenként elkülönítve, érkezési dátum szerinti sorrendben zárt borítékban, a borítékokat zárt szekrényben kell tárolni. Az iratszekrényhez kizárólag a kijelölt személynek/vizsgálónak lehet hozzáférése.

A bejelentéssel kapcsolatos iratokat a kivizsgálás lezártát követő öt évig kell őrizni. Ezt követően azokat jegyzőkönyv felvétele mellett meg kell semmisíteni.

8) A Bejelentésben érintett személyt és azt a személyt, aki a Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet, a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a Bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. A tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítani kell, hogy a Bejelentésben érintett, illetőleg a Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkező személy a Bejelentéssel kapcsolatos álláspontját jogi képviselője útján is kifejtse, és azt bizonyítékokkal támassza alá. A Bejelentésben érintett illetőleg a Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkező személy tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a Bejelentés kivizsgálását.

6. A Bejelentők védelme

1. Minden, a Bejelentő számára hátrányos intézkedés,

a) amelyre a Bejelentés jogszerű megtétele miatt kerül sor és

b) amelyet a 3. fejezetben meghatározott jogviszonnyal vagy kapcsolattal összefüggésben valósítanak meg, jogellenesnek minősül akkor is, ha egyébként jogszerű lenne.

2. Hátrányos intézkedésnek minősül a Bejelentő számára hátrányos cselekmény vagy mulasztás, különösen

a) a felfüggesztés, a csoportos létszámcsökkentés, a felmondás vagy ezekkel egyenértékű intézkedések;

b) a munkaköri feladatok átruházása, a munkavégzés helyének megváltoztatása, a bércsökkentés, a munkaidő megváltoztatása;

c) a képzés megtagadása;

d) a negatív teljesítményértékelés vagy munkareferencia;

e) a foglalkoztatásra irányuló jogviszonyára vonatkozó törvény szerinti bármely hátrányos jogkövetkezmény – így különösen fegyelmi intézkedés, megrovás, pénzügyi szankció – alkalmazása;

f) a kényszerítés, a megfélemlítés, a zaklatás vagy a kiközösítés;

g) a hátrányos megkülönböztetés, hátrányos vagy tisztességtelen bánásmód;

h) a határozott idejű foglalkoztatásra irányuló jogviszony határozatlan idejűvé átalakításának elmulasztása, ha a Foglalkoztatott jogszerű elvárása az volt, hogy foglalkoztatásra irányuló jogviszonyát határozatlan idejűvé változtatják;

i) a határozott idejű munkaszerződés megújításának elmulasztása vagy annak idő előtti megszüntetése;

j) a károkozás, amely magában foglalja a személy jóhírnevének megsértését vagy a pénzügyi veszteséget, beleértve az üzleti lehetőség elvesztését és a bevételkiesést is;

k) az olyan intézkedés, amelynek eredményeképpen okkal következik, hogy az adott személy a jövőben foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt a foglalkoztatásra irányuló jogviszonya szerinti ágazatban nem létesíthet;

l) az egészségügyi alkalmassággal összefüggő vizsgálat előírása;

m) az áru- vagy szolgáltatási szerződés idő előtti megszüntetése vagy felmondása, és

n) az engedély visszavonása.

3. A 6.2. pont szerinti hátrányos intézkedéssel összefüggő hatósági vagy bírósági eljárás során – ha a Bejelentő a Bejelentés megtételének jogszerűségét bizonyítja –

a) vélelmezni kell, hogy a hátrányos intézkedésre a Bejelentés jogszerű megtétele miatt került sor, és

b) a hátrányos intézkedést hozó személyt terheli annak bizonyítása, hogy a hátrányos intézkedés megtételére alapos indokkal és nem a Bejelentés jogszerű megtétele miatt került sor.

4. A Bejelentés jogszerű megtétele esetén a Bejelentő nem tekinthető a törvény által védett titok nyilvánosságra hozatalával összefüggő korlátozást vagy más, az információfelfedésre vonatkozó jogszabályi korlátozást megszegőnek, és az ilyen Bejelentés tekintetében nem terheli felelősség, ha a Bejelentő alapos okkal feltételezte azt, hogy a Bejelentés szükséges volt a Bejelentéssel érintett körülmények feltárásához.

5. A Bejelentés jogszerű megtétele esetén a Bejelentőt nem terheli felelősség a Bejelentésben szereplő információk megszerzése vagy az azokhoz való hozzáférés tekintetében, kivéve, ha a Bejelentő az információk megszerzésével vagy az azokhoz való hozzáféréssel bűncselekményt követett el.

A Bejelentő a Bejelentés jogszerű megtételéért nem vonható felelősségre, ha a Bejelentő alapos okkal feltételezte azt, hogy a Bejelentés szükséges volt a Bejelentéssel érintett körülmények feltárásához. A Bejelentő az 6.4.-5. pontban foglaltakra valamennyi hatósági vagy bírósági eljárás során – a Bejelentés megtétele jogszerűségének bizonyítása mellett – hivatkozhat.

6. A Bejelentés megtétele jogszerű, ha

a) a Bejelentő a bejelentését a Visszaélés-bejelentési rendszerben, a jelen Szabályzatban, illetve a Panasztörvényben meghatározott szabályok szerint tette meg;

b) a Bejelentő a Bejelentéssel érintett körülményekre vonatkozó, bejelentett információt a munkavégzéssel kapcsolatos tevékenységével összefüggésben szerezte, és

c) a Bejelentő alapos okkal vélelmezte, hogy a Bejelentéssel érintett körülményekre vonatkozó, bejelentett információ a Bejelentés időpontjában valós volt.

7. A Bejelentőre vonatkozó védelemben részesül, aki

a) a jogszerű Bejelentést tevő Bejelentő részére segítséget nyújt a Bejelentés megtétele során,

b) a jogszerű Bejelentést tevő Bejelentővel kapcsolatban álló olyan személy – így különösen a bejelentő munkatársa vagy családtagja -, akit a 6.2. pont szerinti hátrányos intézkedés érhet.

7. Vegyes rendelkezések

1. A jelen Szabályzatban részletesen nem szabályozott kérdésekben a Panasztörvényben foglaltak az irányadók.

Budapest, 2024.11.01.

_________________________________

BAU-SYSTEME 92 Zrt.

képviseli: Papp Gábor vezérigazgató

számú melléklet

a BAU-SYSTEME 92 Zrt. Visszaélés-bejelentési szabályzatához

A BEJELENTŐ TÁJÉKOZTATÁSA A SZEMÉLYES ADATOK VÉDELMÉRŐL

ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ

A BELSŐ VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI RENDSZER KERETEI KÖZÖTT ELENGEDHETETLENÜL SZÜKSÉGES SZEMÉLYES ADATOK KEZELÉSE VONATKOZÁSÁBAN

Adatkezelő

Név: BAU-SYSTEME 92 Zártkörűen Működő Részvénytársaság

Székhely: 1095 Budapest, Soroksári út 164.

Adószám: 32612727-2-44

Cégjegyzékszám: Cg.01-10-142913

A nyilvántartó bíróság: Fővárosi Törvényszék Cégbírósága

Képviseli: Papp Gábor, vezérigazgató

Telefon: 06 (1) 280 1278

e-mail: info@bau92.hu

Honlap: www.bau92.hu

(a továbbiakban: az „Adatkezelő”)

2. Belső visszaélés-bejelentési rendszer (továbbiakban: Visszaélés-bejelentési rendszer) keretei között elengedhetetlenül szükséges személyes adatok

A Visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni. A bejelentő, azaz Ön a bejelentést írásban vagy szóban teheti meg. A belső visszaélés-bejelentési rendszerben adatkezelésre kerül a bejelentő személyes adatai, valamint annak a személyes adatai, akinek a magatartása vagy mulasztása okot adott a bejelentésre, továbbá akinek érdemi információja van a bejelentéssel kapcsolatosan. A bejelentési rendszerből minden más – az előzőekben meghatározottakhoz nem tartozó – személyes adat haladéktalanul törlésre kerül.

Az adatkezelés jogalapja: Jogi kötelezettség teljesítése. [GDPR 6. cikk (1) bek. c.) pont] A bejelentést a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény értelmében kötelesek vagyunk kivizsgálni és kezelni.

Az adatkezelés célja: Kizárólag a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése.

Kezelt adatok:

a) bejelentő neve,

b) bejelentő lakcíme, székhelye, levelezési címe,

c) bejelentő telefonszáma,

d) értesítés módja,

e) bejelentés leírása, oka,

f) a bejelentés alátámasztásához szükséges, a bejelentő birtokában lévő olyan dokumentumok másolata, amely a Társaságnál nem áll rendelkezésre,

g) meghatalmazott útján eljáró bejelentő esetében érvényes meghatalmazás és

h) a bejelentés kivizsgálásához, megválaszolásához szükséges egyéb adat.

Az adatkezelés időtartama: A kivizsgálás lezártát követő 5 év.

Címzetti kör: A bejelentő személyes adatai csak a bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező állami szerv és hatóság részére adhatók át, ha ezen állami szerv és hatóság annak kezelésére törvény alapján jogosult, vagy az adatai továbbításához a bejelentő hozzájárult. A bejelentő személyes adatai hozzájárulása nélkül nem hozhatóak nyilvánosságra. Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt, a személyes adatait az erre vonatkozó eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adni.

Harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítás: Kizárólag jogi kötelezettségvállalás esetén és a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások figyelembevételével kerülhet sor.

3. Bejelentő jogai

Az adatkezelés kapcsán Önt az alábbi 3.1.-3.4. pontokban részletezett jogok illetik meg. Amennyiben élni szeretne valamelyikkel, kérjük, hogy kérését írja meg nekünk az alábbi elérhetőségek egyikére:

Cím: 1095 Budapest, Soroksári út 164.

E-mail cím: panasz@bau92.hu

Azonosítás

A kérése teljesítése előtt minden esetben azonosítanunk kell az Ön személyazonosságát. Ha nem tudjuk Önt azonosítani, sajnos nem teljesíthetjük a kérését.

A kérés megválaszolása

Az azonosítást követően írásban, elektronikusan, vagy az – Ön kérésére – szóban nyújtunk tájékoztatást a kéréssel kapcsolatban. Kérjük, vegye figyelembe, hogy ha Ön elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, mi elektronikus úton fogunk válaszolni. Természetesen ebben az esetben is van lehetősége más módot kérni.

Ügyintézési határidő

Legkésőbb a kérés beérkezésétől számított 1 (egy) hónapon belül tájékoztatjuk Önt a kérése nyomán hozott intézkedésekről. Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, ez a határidő további 2 (két) hónappal meghosszabbítható, amiről még az 1 (egy) hónapos ügyintézési határidőn belül tájékoztatjuk Önt.

Kötelesek vagyunk Önt az intézkedés elmaradásáról is tájékoztatni az egy hónapos ügyintézési határidőn belül. Ez ellen panaszt nyújthat be a NAIH-nál (4.1. pont), és élhet bírósági jogorvoslati jogával (4.2. pont).

Az ügyintézés díja

A kért tájékoztatás és intézkedés díjmentes. Kivételt képez az az eset, ha a kérés egyértelműen megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellege miatt – túlzó. Ebben az esetben díjat számolhatunk fel, vagy megtagadhatjuk a kérés teljesítését.

3.1. Tájékoztatást (hozzáférést) kérhet

Ön tájékoztatást kérhet arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha igen:

Mi a célja?
Pontosan milyen adatok kezeléséről van szó?
Kinek továbbítjuk ezeket az adatokat?
Meddig tároljuk ezeket az adatokat?
Önnek milyen jogai és jogorvoslati eszközei vannak ezzel kapcsolatban?
Kitől kaptuk az Ön adatait?
Hozunk-e automatizált döntést Önre vonatkozóan az Ön személyes adatai felhasználásával? Ilyen esetekben arról is kérhet tájékoztatást, hogy milyen logikát (módszert) alkalmazunk, és arról, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel bír, milyen várható következményekkel jár.
Ha azt tapasztalta, hogy adatait nemzetközi szervezet, vagy harmadik ország (nem uniós tagállam) felé továbbítottuk, úgy kérheti annak bemutatást, hogy mi garantálja személyes adatai megfelelő kezelését.
Kérhet másolatot a kezelt személyes adatairól (A további másolatokért az adminisztratív költségeken alapuló díjat számíthatunk fel.)

3.2. Helyesbítést kérhet

Ön kérheti, hogy javítsuk, illetve egészítsük ki az Ön pontatlanul, vagy hiányosan rögzített személyes adatát.

3.3. Kérhet személyes adatai törlését („elfeledtetését”)

Ön kérheti, hogy töröljük az Ön személyes adatait amennyiben:

A személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat kezeltük;
A pusztán az Ön hozzájárulása alapján végzett adatkezelések esetén;
Ha tiltakozása eredményes;
Ha megállapításra kerül, hogy a személyes adatokat jogellenesen kezeljük;
Uniós vagy hazai jogszabály előírja.

A személyes adatokat nem törölhetjük, amennyiben azokra szükség van:

a véleménynyilvánítás szabadságához és a tájékozódáshoz való jog gyakorlása céljából;
a személyes adatok kezelését előíró, az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jog szerinti kötelezettség teljesítése, illetve közérdekből;
a népegészségügy területét érintő közérdek alapján
közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból, amennyiben a törlés valószínűsíthetően lehetetlenné tenné vagy komolyan veszélyeztetné ezt az adatkezelést; vagy
jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez.

3.4. Kérheti, hogy korlátozzuk az adatkezelést

Ön kérheti, hogy korlátozzuk az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül:

Ön vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, ellenőrizzük a személyes adatok pontosságát;
Az adatkezelés jogellenes, de Ön ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
Már nincs szükségünk a személyes adatokra az adatkezelés céljából, de Ön igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez;
Ön tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy az Adatkezelő jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az Ön jogos indokaival szemben.

Korlátozás esetén a személyes adatokat a tárolás kivételével csak az Ön hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni. A korlátozás esetleges feloldásáról előzetesen tájékoztatjuk Önt.

4. Jogorvoslati lehetőségek

4.1. Panaszt tehet a NAIH-nál

Amennyiben Ön szerint az Önre vonatkozó személyes adatok kezelése ellentétes az Adatvédelmi Rendelet előírásaival, úgy Ön jogosult panaszt tenni Nemzeti Adatvédelmi és Információbiztonsági Hatóságnál (NAIH).

NAIH

Elnök: dr. Péterfalvi Attila
Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 9.
Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.
Telefon: +36 (1) 391-1400
Fax: +36 (1) 391-1410
Web: http://naih.hu
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu

4.2. Bírósághoz fordulhat

Amennyiben Ön szerint az Önre vonatkozó személyes adatok kezelése ellentétes az Adatvédelmi Rendelet előírásaival és ezzel megsértették az Ön Adatvédelmi Rendeletben foglalt jogait, úgy Ön jogosult bírósághoz fordulni.

A per elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik. A per – az érintett választása szerint – az érintett lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható. A perben fél lehet az is, akinek egyébként nincs perbeli jogképessége. A perbe a Hatóság az érintett pernyertessége érdekében beavatkozhat.

A bírósági eljárásra az Adatvédelmi Rendeletben foglaltakon túl a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény Második Könyv, harmadik rész, XII. Címében (2:51. § – 2:54. §) foglaltak, valamint az egyéb a bírósági eljárásra vonatkozó jogszabályi előírások irányadók.

4.3. Kártérítés és sérelemdíj

Ha az Adatkezelő az érintett adatainak jogellenes kezelésével kárt okoz, vagy az érintett személyiségi jogát megsérti, az Adatkezelőtől sérelemdíj követelhető. Az adatkezelő mentesül az okozott kárért való felelősség és a sérelemdíj megfizetésének kötelezettsége alól, ha bizonyítja, hogy a kárt vagy az érintett személyiségi jogának sérelmét az adatkezelés körén kívül eső elháríthatatlan ok idézte elő.

5. Adatbiztonság

Mindent megteszünk annak érdekében, hogy figyelembe véve a tudomány és technológia mindenkori állását, a megvalósítás költségeit, továbbá az adatkezelés jellegét, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett kockázat a megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajtsuk végre annak érdekében, hogy a kockázat mértékének megfelelő szintű adatbiztonságot garantáljuk.

A személyes adatokat mindig bizalmasan, korlátozott hozzáféréssel, titkosítással és az ellenálló képesség lehetséges maximalizálásával, probléma esetén visszaállíthatóság biztosításával kezeljük. Rendszerünket rendszeresen teszteljük a biztonság garantálása érdekében. A biztonság megfelelő szintjének meghatározásakor figyelembe vesszük az adatkezelésből eredő olyan kockázatokat, amelyek különösen a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítéséből, elvesztéséből, megváltoztatásából, jogosulatlan nyilvánosságra hozatalából vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférésből erednek.

Megteszünk mindent annak biztosítása érdekében, hogy az irányításunk alatt eljáró, a személyes adatokhoz hozzáféréssel rendelkező személyek kizárólag a mi utasításunknak megfelelően kezelhessék az említett adatokat, kivéve, ha az ettől való eltérésre uniós vagy tagállami jog kötelezi őket.

Fizikai biztonsági intézkedésként beléptető- és kamerarendszert alkalmazunk, logikai biztonsági intézkedéseket a következők szerint alkalmazunk: tűzfal, vírusvédelmi és biztonsági szoftverek alkalmazása (munkaállomások-, fájl szerverek védelme, webfelügyelet, eszközfelügyelet, alkalmazásfelügyelet, patch kezelés, WSUS, NAC), szoftverek frissítése, mentések készítése, hozzáférések szabályozása, eszközök automatikusan zárolása hordozható eszközök titkosítása, biztonságos távoli hozzáférés VPN-kapcsolaton keresztül. A weboldal esetén: SSL titkosítás-, CDN, WAF (Web Application Firewall) szolgáltatást használunk.

A visszaélés-bejelentési rendszerben önálló, a Társaság iratkezelésétől elkülönült iratkezelést kell megvalósítani. Az iratok iktatását, másolását, őrzését kizárólag a kijelölt személy végezheti, e tevékenységében más nem helyettesítheti.

Az iratokat bejelentésenként elkülönítve, érkezési dátum szerinti sorrendben zárt borítékban, a borítékokat zárt szekrényben kell tároljuk. Az iratszekrényhez kizárólag a kijelölt személynek lehet hozzáférése.

A bejelentéssel kapcsolatos iratokat a kivizsgálás lezártát követő öt évig kell őrizni. Ezt követően azokat jegyzőkönyv felvétele mellett meg kell semmisíteni.

6. Egyéb

Az Adatkezelő bármikor jogosult jelen Adatkezelési Tájékoztatóban foglaltakat módosítani. Az esetleges módosítás a honlapon való megjelenéssel egyidejűleg lép hatályba.

számú melléklet

a BAU-SYSTEME 92 Zrt. Visszaélés-bejelentési szabályzatához

A BEJELENTŐ TÁJÉKOZTATÁSA AZ ELJÁRÁSI SZABÁLYOKRÓL

INFORMÁCIÓ A BELSŐ VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI RENDSZER MŰKÖDÉSÉRE, A BEJELENTÉSSEL KAPCSOLATOS ELJÁRÁSRA, VALAMINT A PANASZTÖRVÉNY SZERINTI VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI RENDSZEREKRE ÉS ELJÁRÁSOKRA VONATKOZÓAN

Tisztelt Bejelentő!

A panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő 2023. évi XXV. törvény (továbbiakban: Panasztörvény) és a BAU-SYSTEME 92 Zrt. Visszaélés-bejelentési szabályzata (továbbiakban: Szabályzat) alapján a következő tájékoztatást adom Önnek.

1. Tájékoztatás a Panasztörvény szerinti belső visszaélés-bejelentési rendszerekre és eljárásokra vonatkozóan.

A Panasztörvény szerint Ön a bejelentését több csatornán is megteheti. Az első lehetőség, ha panaszát, közérdekű bejelentését az állami szerveknél, helyi önkormányzatoknál teszi meg. Közérdekű bejelentését a közérdekű bejelentések védett elektronikus rendszerében (https://www.ajbh.hu/kozerdeku-bejelentes-benyujtasa) saját nevében, vagy akár azonosítás nélkül is megteheti. A közérdekű bejelentések megtételére és nyilvántartására szolgáló elektronikus rendszer üzemeltetéséről az alapvető jogok biztosa gondoskodik.

Ugyancsak az „első körös” lehetőségek közé tartozik, ha a bejelentést a foglalkoztatójánál teszi meg. A Panasztörvény szerint a bejelentésre a foglalkoztatóval jogviszonyban álló személyek széles köre jogosult. A foglalkoztatónál történő bejelentés eljárási szabályairól jelen Tájékoztató 2. pontjából informálódhat.

A Panasztörvény 32. § (1) bekezdése meghatározza azokat az állami szerveket, amelyek elkülönített visszaélés-bejelentési rendszert hoznak létre. Ezekbe az elkülönített visszaélés-bejelentési rendszerekbe is bárki tehet bejelentést.

A Panasztörvény kiemelt figyelmet fordít a visszaélés-bejelentők védelmére. Minden, a bejelentő számára hátrányos intézkedés, amelyre a bejelentés jogszerű megtétele miatt kerül sor és amelyet a foglalkoztatóval meghatározott jogviszonnyal vagy kapcsolattal összefüggésben valósítanak meg, jogellenesnek minősül akkor is, ha egyébként jogszerű lenne.

A bejelentés megtétele jogszerű, ha a bejelentő a bejelentését a Visszaélés-bejelentési rendszerek valamelyikén, a Panasztörvényben meghatározott szabályok szerint tette meg, a bejelentő a bejelentéssel érintett körülményekre vonatkozó, bejelentett információt a munkavégzéssel kapcsolatos tevékenységével összefüggésben szerezte, és a bejelentő alapos okkal vélelmezte, hogy a bejelentéssel érintett körülményekre vonatkozó, bejelentett információ a bejelentés időpontjában valós volt.

2. Szóbeli bejelentő tájékoztatása az eljárási szabályokról

A Bau-Systeme 92 Zrt. a belső visszaélés-bejelentő rendszert saját maga, önállóan, külső közreműködő bevonása nélkül hozza létre és működteti.

A bejelentésben foglaltakat a lehető legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított 30 (harminc) napon belül kivizsgálja. Ezt a határidőt különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet meghosszabbítani.

A bejelentőt ebben az esetben a kivizsgálás várható időpontjáról és a kivizsgálás meghosszabbításának okairól tájékoztatni kell. A bejelentés kivizsgálásának és a bejelentő tájékoztatásának határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a három hónapot.

A bejelentés kivizsgálása során a kijelölt személy kapcsolatot tart a bejelentővel, ennek keretében a bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel a bejelentőt.

A bejelentést a Panasztörvényben és a Szabályzatban meghatározott okok alapján a kijelölt személynek nem kell kivizsgálnia. Ilyen ok, ha a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg, ha olyan személy tette meg, aki a Bau-Systeme 92 Zrt-vel kapcsolatosan nem jogosult bejelentés megtételére, ugyanaz a személy, ugyanazt, a korábban már megtett bejelentést teszi meg, ismételten vagy ha a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.

A bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekmények vagy mulasztások, illetve egyéb visszaélések orvoslására.

Ha a bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedni kell a büntető feljelentés megtételéről.

A kijelölt személy a bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről a bejelentőt írásban tájékoztatja. Az írásbeli tájékoztatás akkor mellőzhető, ha a kijelölt személy a bejelentőt szóban tájékoztatta, aki a tájékoztatást – utólag is igazolható módon – kifejezetten tudomásul vette.

számú melléklet

BAU-SYSTEME 92 Zártkörűen Működő Részvénytársaság

Székhely: 1095 Budapest, Soroksári út 164.

PANASZFELVÉTELI

JEGYZŐKÖNYV

Ügyfél neve:…………………………………………………………………………………………………

Ügyfél állandó lakcíme, székhelye, levelezési címe:……………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………….

Telefonszáma és e-mail címe:……………………………………………………………………………….

Az értesítés módja:…………………………………………………………………………………………..

A panasz előterjesztésének helye, ideje, módja:…………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………

A panasz részletes leírása, panasz okának és a konkrét igényeknek a megjelölésével:

……………………………………………………………………………………………………………….

A panaszt alátámasztó dokumentumok másolata: mellékelve/nincs ilyen

………………………………………………………………………………………………………………

Az ügyfél által bemutatott iratok, dokumentumok és egyéb bizonyítékok jegyzéke:

……………………………………………………………………………………………………………….

Dátum:………………………………….

_________________________________ ____________________________________

jkv. felvevő ügyintéző panaszt előterjesztő ügyfél

A jelen jegyzőkönyv egy másolati példányát átvettem:

Dátum:

panaszt előterjesztő ügyfél aláírása